Zomer in zicht, out of office aan!

1. Geef voldoende informatie mee

Hoe duidelijker je bericht, hoe beter. Geef in je out-of-office bericht duidelijk weer tijdens welke periode je niet bereikbaar bent. Het maakt voor de zender vaak een groot verschil uit of je nu 1 dag afwezig bent of 14 dagen.

Geef in het bericht eveneens mee of je al dan niet bereikbaar bent. Wanneer je bv. een training volgt en je af en toe je laptop zal openklappen, dan kan je dit ook vermelden in je afwezigheidsbericht. 2 weken vakantie? Laat die professionele mailbox dan toe! Jouw collega’s kunnen de nodige opvolging doen, rust jij maar even uit.

‍

2. Verwijs naar je collega’s

Niet iedereen kan gedurende 14 dagen wachten op een antwoord. Vermeld daarom in je bericht wie er gecontacteerd kan worden en voor welke topics die persoon instaat. Geef de naam en de contactgegevens weer in je boodschap.

Let er op dat jouw collega’s inderdaad bereikbaar zijn tijdens jouw afwezigheid. Het zou best jammer zijn dat de zender ook bij hen een ‘out of the office’ bericht krijgt. Toch een overlap ? Geen nood, stem jullie teksten met en op elkaar af.

‍

3. Maak je bericht persoonlijk

Ook een automatisch verzonden bericht kan je persoonlijk maken. Humor gebruiken mag zeker. Kies vooral zelf wat je doet en stem het bericht af op jouw doelgroep en bij wat past bij het bedrijf en de cultuur.

‍

4. Lead generation

Het is niet omdat je binnenkort met je voeten in het zand zit dat je mailbox geen werk kan verrichten voor jou. Komt er een interessant event aan of heeft je bedrijf een boeiende whitepaper klaarstaan? Zet de link achter een call-to-action in je bericht.

Hup, dat zijn weer eens ettelijke uren aan prospectie uitgespaard. Of niet, maar het helpt je wel al een handje vooruit: 'baat het niet, dan schaadt het niet'.

‍

5. Zet je community in

Sociale media kanalen, blogs, nieuwsbrieven, banner, … zet ze gerust in de kijker. Doe dit indien je het interessant vindt om de relatie met je contacten uit te diepen. Zij krijgen de kans om tijdens jouw afwezigheid nog meer informatie op te pikken over het bedrijf en jullie activiteiten.

Let op: overdaad schaadt. Spring dus bewust om met het wel of niet opnemen van deze informatie in je afwezigheidsbericht.

‍

6. Goochelen met de data

Schakel je out-of-office één dag op voorhand in en vermeld in je bericht de dag nà je terugkeer als terugkeerdatum.

Op de eerste werkdag na je vakantie doe je waarschijnlijk 2 dingen: bijpraten met je collega’s en je mailbox bijwerken (postvak in: 384 nieuwe mails!)

Wanneer iemand jou een mail stuurt, dan verwacht die een snel antwoord. Door de data van je afwezigheidsbericht lichtjes aan te passen weet de zender dat die niet meteen een antwoord hoeft te verwachten. Ondertussen kan jij op een gerichte manier jouw mailbox aanpakken en op orde stellen. Win-win dus!

Denk bij het schrijven van je bericht vooral aan de noden van de persoon aan de andere kant van het scherm. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de zaken en laat ook meteen een goede indruk na bij jouw contact.

Wil je eens iets anders proberen en tekst vervangen door video? Spreek een videoboodschap in en verwijs ernaar in jouw OoO.

Klaar voor de start? Vergeet je bericht niet in te schakelen! Je zal de eerste niet zijn die het vliegtuig opstapt en bedenkt: ‘verdorie, out-of-office niet aangezet!’

‍

Geniet van je welverdiend verlof!