Videocall e-tiquette

1. Be organised

Wanneer je op kantoor bent, dan kan je al gemakkelijk bij je collega binnenspringen. Werk je op afstand, dan is dit niet zo evident om doen. Een e-call brengt dan de oplossing.

Met videocall maak je een vaste afspraak. Wees voorbereid op de afspraak. Om efficiënt te werk te kunnen gaan, zorg je het best voor een agenda: welke topics willen jullie bespreken, hoe lang gaan jullie samenzitten, wat willen jullie bereiken tijdens de meeting, enz.

Niets zo vervelend als doelloos in elkaars ogen te staren zonder echt te weten wat het gewenste eindresultaat van het gesprek is.

‍

2. Be quiet

Neen, we willen niet zeggen dat je niet actief mag deelnemen tijdens de meeting. Please do.

Wat we wel willen meegeven, is dat je best storende geluiden vermijdt en dit doe je door je microfoon te dempen. Je collega’s zijn niet gediend met het horen van je blaffende honden, omdat ze een kat in de tuin opmerkten en die echo die door de microfoon blaast is ook niet echt aangenaam. Dus, microfoon uit.

Wil je toch iets zeggen? De meeste programma’s (Zoom, Skype, Teams…) staan het toe dat je microfoon opnieuw (tijdelijk) actief is wanneer je de spatie van je toetsenbord indrukt. Handig!

‍

3. Listen

Het lijkt logisch en toch blijkt het tijdens conference calls moeilijker om écht aandachtig naar elkaar te luisteren. Wees geduldig en laat je collega die aan het woord is even uitpraten voordat jij jouw visie met de groep deelt. Je kan altijd terugkomen op wat er net gezegd werd.

Laat het gevoel van betrokkenheid aanwezig zijn tijdens de vergadering, dan zal deze gemoedelijk verlopen en komen jullie sneller tot concrete beslissingen.

‍

4. Show yourself

Tenzij je een professioneel model bent, is de kans groot dat je de camera schuwt. En toch raden we je aan om deze te gebruiken. Anders had je evengoed gewoon kunnen bellen met die collega’s, toch?

De camera geeft een extra dimensie aan de meeting. Zorg dat deze goed gepositioneerd is en let erop dat de ruimte waarin je zit goed verlicht is.

Kijk je niet graag naar jezelf tijdens een meeting? Weet dat je jouw eigen schone verschijning kan verbergen voor jezelf. Dit is bij ieder programma anders, al zal dit vaak kunnen gebeuren door op je eigen te klikken en de optie ‘verberg zelf’ aan te duiden. Good to know!

‍

5. Have fun

Tot voor kort was het virtuele contact het enige contact dat toegelaten was. Hier is gelukkig al meer flexibiliteit rond. Is het toch zo dat je nog vaak opteert voor videoconferences, houd het dan ook leuk!

Veranderen van manieren van werken is niet gelijk aan vergeten wat jullie tijdens vorige vergaderingen deden. Werd er tijd gemaakt voor wat smalltalk? Werd er op vrijdag namiddag een borrel gehouden? We hebben de laatste maanden bewezen dat ook dàt nog steeds mogelijk is.

Keep up the good work!