Time management

Ga op onderzoek

Wat zijn jouw grootste energievreters? Zijn het die dagelijkse meetings (die evengoed een mail kunnen zijn)? Is het jouw collega die constant aandacht en bevestiging nodig heeft over zijn taken? Of is het jouw gebrek aan assertiviteit die ervoor zorgt dat je maar niet aan jouw eigen taken toekomt?

Ga op onderzoek en ban alle zaken die jou van je doel afhouden.

Die collega kan je vermijden door apart te gaan zitten terwijl je aan taken werkt waar diepe focus voor nodig is. Bekijk de meetings waar je voor uitgenodigd bent met een kritisch oog: ben je daar écht nodig of kan je nadien kort gebriefd worden?

Stop met die FOMO! Neen zeggen is niet het einde van de wereld en zal je uiteindelijk meer tijd opleveren. Try it!

‍

Maak een overzicht

Ok, nu je de energievreters in kaart hebt kunnen brengen is het tijd om een overzicht te maken van jouw verantwoordelijkheden en om die in een plan te gaan gieten. Ga na wat jouw absolute deadlines zijn, welk werk dagelijks terugkomt en welke jouw grote projecten van het jaar zijn.

Zet deadlines en taken duidelijk vast in je agenda. Staat het niet in je agenda, dan is de kans groot dat je deze voor je uit gaat schuiven omdat er altijd wel iets is dat belangrijker lijkt.

‍

Werk in blokken

Taken die vaak terugkomen kan je opsparen om op één bepaald moment uit te voeren. Dit noemen ze ‘batchen’.

Een boekhouder zal bv. 1x per week tijd kunnen spenderen aan het bellen van klanten waarvan er onbetaalde facturen bestaan. Een recruiter kan elke dag een uur spenderen aan pure administratie.

Vermijd een actie-reactie keten… zoals bv. het onmiddellijk beantwoorden van een mail waarvan je een notificatie krijgt. Door gelijkaardige taken samen te voegen zorg je voor een flow en meer efficiëntie in de uitvoering ervan.

‍

Maak een checklist

Wat is er leuker dan overdag taken af te kunnen vinken?

Het zorgt voor een opstoot van je happy hormones! Hoe meer taken je kan afvinken op een dag (of week) hoe meer vertrouwen je in jezelf zal kweken en dit zal bijgevolg invloed hebben op je goede humeur en je energie.

Zorg er dus voor dat je niet enkel werkt met je elektronische agenda, maar neem er zeker ook een echte papieren checklist (of TO DO lijst) bij! Visualiseer je taken, maak lijsten en mindmaps. Dit kan jou helpen om tot diepere inzichten te komen bij zware taken of om plots tot lumineuze ideeën te komen bij grotere projecten.

‍

Delegeren kan je leren

Ad hoc taken (brandjes blussen, hallo!) en kleine, schijnbaar onbelangrijke, taken zullen er altijd zijn in het dagelijkse leven. Alleen… wie zegt dat JIJ die moet gaan uitvoeren? Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je alles afschuift op je collega’s, maar durf eens te delegeren.

Collega’s zijn er om elkaar te ondersteunen, dus geef af en toe een taak af. Maak hier desnoods een planning rond (bv. voor het beantwoorden van de telefoon).

Doe evenveel voor je collega als die daar eens nood aan heeft, laat het geen eenrichtingsverkeer zijn. Deze dynamiek in jullie samenwerking zal alleen maar bevorderlijk zijn voor jullie band en maakt dat het teamgevoel en het vertrouwen echt aanwezig zal zijn.

‍

Accountability buddy

C’est quoi ça? Een accountability buddy is iemand die jij aanwijst om jou af en toe eens met je neus op je verantwoordelijkheden te drukken. Iemand die weet waarmee je bezig bent en die jouw deadlines kent. Dit kàn jouw leidinggevende zijn, maar dit hoeft niet persé jouw eerste (of enige) accountability buddy te zijn.

Denk aan de collega waarmee je in contact staat voor een bepaald project of aan je partner. Die laatste kan jou er bijvoorbeeld op wijzen na het werk je e-mails niet meer te behandelen. Ook dat is time management: jouw work-life balans in evenwicht houden.

Zo’n buddy maakt dat je er niet alleen voor staat, dat je de deadlines extra goed in het oog houdt en dat je af en toe eens kan sparren over het hoe en de inhoud van je taken. Iemand die eventueel ook je onzekerheden en energievreters laat verdwijnen. En, last but not least: het is ook iemand waarmee je de (al dan niet gedeelde) successen mee kan vieren! Bubbels!

‍

Vergeet niet te ademen

Van groot belang!

Sowieso al over het algemeen een belangrijke activiteit, maar wat we hiermee willen bedoelen is dat je niet elke milliseconde van je agenda minutieus ingepland moet hebben staan.

Geef jezelf ook af en toe ruimte om op adem te komen. Bijvoorbeeld: 5 minuten tussen twee taken in, even opstaan, koffie halen of luchtje scheppen. Dit zal je hoofd leeg maken en je klaar stomen om de volgende taak met frisse energie aan te gaan.

Zorg je niet voor die breaks, dan breek je op een bepaald moment zelf en zal heel je planning in het water vallen. Denk dus op lange termijn en maak het haalbaar (en leuk!).

En, zit je al klaar met pen en papier om je overzicht en planning van A tot Z op te maken? Top!

‍

We wensen je er veel succes mee, het zal je geheid een positieve boost geven.